Makalah SIM
KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala limpahan dan karunia-Nya, sehingga saya dapat menyelesaikan makalah ini dengan judul “SISTEM INFORMASI MANAJEMEN” tepat pada waktunya.
Saya menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih jauh dari kesempurnaan dan terkadang ada kesilapan dalam penulisan ini, namun demikian saya telah berusaha dengan sebaik mungkin agar makalah ini dapat dijadikan sebagai penambahan wawasan bagi pembaca dan bermanfaat tentunya.
Saya selaku penulis dengan senang hati menerima kritik dan saran yang membangun guna penyempurnaan makalah ini. Penulis berharap semoga makalah ini bermanfaat bagi seluruh pembaca.
Makassar, 03 Desember 2010
Penulis
DAFTAR ISI
Kata Pengantar .....................................................................................................
Daftar isi ...............................................................................................................
BAB 1. Pedahuluan .............................................................................................
A. Latar Belakang .......................................................................................
B. Rumusan Masalah ..................................................................................
C. Tujuan Penulisan ....................................................................................
D. Sistematika Pembahasan.........................................................................
E. Metode Penulisan ...................................................................................
BAB 2 : SISTIM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) .....................................
A. Pendahuluan ..........................................................................................
B. Pengertian Informasi ..............................................................................
C. Proses Komunikasi..................................................................................
D. Komunikasi Manajemen.........................................................................
E. Definisi Sistem Informasi Manajemen. ..................................................
BAB 3 : PENGAMBILAN KEPUTUSAN ........................................................
A. Pentingnya Pengambilan Keputusan Dalam Manajemen ......................
B. Berbagai Kekuatan Yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan ......
C. Jenis-jenis Keputusan .............................................................................
D. Langkah-langkah Dalam Pengambilan Keputusan ................................
E. Sarana Pengambilan Keputusan .............................................................
DAFTAR PUSTAKA ..........................................................................................
BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang.
Banyak organisasi yang ingin membangun sistem Informasi Manajemennya sendiri, dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata usaha tersebut sering kali gagal. Penyebabnya antara lain ialah: struktur organisasi keseluruhan yang kurang wajar, rencana organisasi keseluruhan yang belum memadai, personil sistem yang tidak memadai, dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
Sebelum membahas konsep sistem Informasi Manajemen lebih lanjut, berikut ini akan diberikan definisi ringkas dan formal dari sistem Informasi Manajemen yaitu: “serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer”.
B. Rumusan Masalah
Dari latar belakang yang telah penyusun uraikan di atas, dapat dirumiskan persoalan sebagai berikut :
1. Apa pengertian dari SIM?
2. Bagaimana pengambilan keputusan yang dilakukan dengan SIM?
C. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan dri rumudan masalah di atas adalah sebagai berikut :
1. Mengetahui pengertian dari SIM.
2. Mengetahui tata cara pengambilan keputusan dengan SIM.
D. Sistematika Pembahasan
Untuk mempermudah dalam memahami makalah ini, penyusun menyajikan sistematika pembahasan sebagai berikut :
BAB I : Berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, sistematika pembahasan dan mtode penulisan.
BAB II : Berisi tentang pembahasan Sistem Informasi Manajemen
BAB III : Berisi tentang pengambilan keputusan dengan SIM
BAB IV : Berisi penutup yang meliputi kesimpulan dan saran
E. Metode Penulisan
Dalam makalah ini penulis menggunakan beberapa metode penulisan yaitu:
· Metode deduktif:
Suatu metode penulisan dengan menempatkan pokok atau inti maslah di awal dan dijelaksan oleh beberapa kalimat penjelas.
· Metode induktif :
Suatu metode penulisan dengan menempatkan pokok atau inti masalah di akhir paragraf dimana telah didahului kalimat penjelas.
· Metode komparatif :
Suatu metode yang membandingkan dari buku yang satu dengan buku yang lain untuk mencari keserasian.
Demikian metode penulisan yang mencakup isi dari permasalahan
di atas.
BAB II
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
A. PENGERTIAN INFORMASI
Pendapat Gordon B. Davis yang menyatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang.
Definisi Gordon B. Davis itu menunjukkan pengertian informasi yang sempit, yakni pengertian informasi dalam hubungannya dengan kegiatan manajemen. Dan itu memang informasi dalam hubungannya dengan manajemen. Tetapi pada kenyataannya informasi mempunyai pengertian yang lebih luas daripada yang tercangkup oleh kegiatan manajemen.
Dr. R.J Beishon dalam karyanya berjudul “Information Flow and Manager’s Decisions” menjelaskan pengertian informasi sebagai berikut :
“informasi diinterpresentasikan, barangkali, lebih luas dari pada biasanya, yang mencangkup isyarat dan data yang diterima seorang manajer sehari-harinya, apakah itu tampak bersangkutan dengan pekerjaan atau tidak. Pendekatan seperti ini memandang hal-hal seperti ekspresi wajah dan gerak isyarat sebagai informasi, demikian pula hal-hal yang lebih jelas seperti memo dan pesan melalui telepon.
Tetapi pengertian informasi dalam sistem informasi menjadi terbatas. Bahwa informasi dalam sistem informasi harus dipahami atau dimengerti adalah jelas, tetapi informasi tersebut harus disampaikan kepada orang lain. Karenanya informasi seperti itu dinamakan “informasi manusia” untuk membedakan dari informasi sebagai persepsi dari lingkungan alamiah.
Informasi manusia tersebut sering disebut “pesan”. Istilah pesan itu mengandung arti informasi yang dating dari pengirim pesan yang ditujukan kepada penerima pesan. Proses penyampaian pesan dan penerimaan pesan tersebut dinamakan komunikasi.
a. Informasi pada tahap-tahap manajemen
Setiap tahap manajemen memerlukan informasi yang berbeda, yang pada gilirannya dapat berbeda pula dalam teknik atau cara penyampaiannya. Informasi pada tahap-tahap manajemen meliputi :
• Informasi untuk perencanaan
• Informasi untuk penggiatan
• Informasi untuk pengawasan
b. Jenis-jenis informasi
Para ahli sistem informasi manajemen tidak mempunyai pendapat yang sama mengenai jenis-jenis informasi yang dioperasikan dalam manajemen. Dari berbagai pendapat yang berbeda itu dapat disimpulkan bahwa informasi dalam manajemen diklasifikasikan berdasarkan aspek-aspek seperti yang akan dipaparkan sebagai berikut:
· Informasi berdasarkan persyaratan.
Suatu informasi harus memenuhi persyaratan sebagaimana dibutuhkan oleh seorang manajer dalam rangka pengambilan keputusan yang harus segera dilakukan. Berdasarkan persyaratan itu informasi dalam manajemen diklasifikasikan sebagai berikut :
Informasi yang tepat waktunya
Informasi yang bernilai
Informasi yang dapat dipercaya
· Informasi berdasarkan dimensi waktu.
Informasi berdasarkan waktu diklasifikasikan sebagai berikut :
Informasi masa lalu
Informasi masa kini
· Informasi berdasarkan sasaran
Informasi berdasarkan sasaran adalah informasi yang ditujukan kepada seseorang atau sekelompok orang, baik yang terdapat dalam organisasi maupun diluar organisasi. Informasi jenis ini diklasifikasikan sebagai berikut :
Informasi individual
Informasi komunitas
Demikianlah beberapa hal mengenai pengertian informasi beserta jenis- jenisnya yang patut difahami para manajer dalam rangka melaksanakan Sistem Informasi Manajemen.
B. PROSES KOMUNIKASI
Perihal komunikasi secara implicit dimuka telah ditampilkan, karena memang kalau kita berbicara mengenai informasi tak mungkin lepas dari komunikasi sebagai proses penyampaiannya oleh seseorang kepada orang lain.
Lasswell merupakan bahwa cara yang terbaik untuk menerangkan komunikasi ialah menjawab pertanyaan : Who Says What In Which Channel To Whom Whith What Effect”.
Jawaban terhadap pertanyaan yang merupakan paradigm komunikasi itu adalah unsure-unsur atau komponene-komponen yang terdapat dalam proses komunikasi. Apabila kita terapkan paradigm komunikasi itu dalam kihupan manajemen dalm kaitannnya dengan sistem informasi manajemen, maka jelas bahwa yang berfungsi sebagai komunikator sebagai unsur pertama adalah manajer, apakah itu manajer puncak atau administrator atau manajer yang lebih
Komunikasi jenis ini adalah komunikasi yang berlangsung secara berhadapan muka antara komunikator dengan komunikan. Karena saling melihat, komunikator akan mengetahui tanggapan komunikan terhadap dirinya dan terhadap pesan yang disampaikan. Dapat pula dikatakan bahwa umpan balik terjadi seketika. Jika umpan baliknya positif maka si komunikator dapat bertahan pada gayanya semula. Sebaliknya, apabila umpan baliknya negatif, maka ia dapat mengubah gayanya. Terjadinya umpan balik negatif, karena gaya komunikasinya tidak komunikatif.
Komunikasi tatap muka terdiri dari dua jenis, sebagai berikut :
1. Komunikasi antar persona.
Komunikasi jenis ini adalah komunikasi antara seorang komunikator dengan seorang komunikan, yang disebut komunikasi diadik, atau antara seorang komunikator dengan dua orang komunikan, yang dinamakan komunikasi triadik.
Cirri-cir komunikasi antar persona adalah sebagai berikut :
· Berlangsung dua arah timbale balik
· Bersifat dialogis.
· Umpan balik berlangsung seketika.
· Kerangka referensi
Yang dimaksud kerangka refensi ialah paduan nilai-nilai yang menyangkut pendidikan, kebudayaan, status sosial, status ekonomi, agama dan lain-lain yang membentuk pribadi seseorang.
· Komunikasi kelompok
Komunikasi kelompok terbagi dua bagian diantaranya :
- Komunikasi kelompok kecil.
Komunikasi kelompok kecil adalah komunikasi yang berlangsung dalam situasi yang memungkinkan dialihkannya ke situasi komunikasi antar persona.
- Komunikasi kelompok besar
Komunikasi kelompok besar adalah komunikasi yang dilangsungkan dalam jumlah yang relative sangat banyak, sehingga diselenggarakan dilapangan terbuka atau gedung yang besar.
Cirri-ciri komunikasi kelompok besar adalah :
1. Berlangsung satu arah
2. Komunikan bersifat heterogen
3. Komunikan bersikap emosional
4. Menimbulkan wabah mental
2. Komunikasi bermedia
Yang dimaksud media disini ialah media sekunder, yang seperti telah disinggung dimuka berupa sarana untuk meneruskan suatu pesan kepada komunikan yang banyak jumlahnya, jauh tempatnya atau kedua-duanya. Komunikasi bermedia terbagi dua bagian :
· Komunikasi media masa.
· Komunikasi medio
Teknik-teknik komunikasi.
Bagi para manajer teknik-teknik komunikasi perlu di fahami secara seksama, meskipun tidak secara teoritis sama sekali, lebih-lebih para menajer yang mengelola organisasi besar, karena setiap informasi yang disampaikan kepada sasaran, tidak semata-mata agar khalyak didalam organisasi atau diluar organisasi mengetahui, tetapi tidak jarang agar melaksanakan. Ini berarti bahwa informasi yang disampaikan, tidak hanya diharapkan menimbulkan efek kognitif saja, tetapi juga efek behavioral. Teknik-teknik komunikasi diantaranya sebagai beriku:
- Teknik komunikasi informative.
- Teknik komunikasi persuasive
- Teknik komunikasi koersif
C. KOMUNIKASI MANAJEMEN
Komunikasi manusia meliputi berbagai bidang komunikasi, diantaranya adalah Komunikasi Manajemen atau kadang-kadang dinamakan juga Komunikasi Organisasional. Yang lainnya adalah Komunikasi Politik, Komunikasi Tradisional, Komunikasi Kebudayaan, Komunikasi Pembangunan, Komunikasi Internasional dan sebagainya.
Sesuai dengan maknanya istilahnya Komunikasi Manajemen adalah komunikasi dalam lingkupan kegiatan manajemen yang dengan sendirinya terdapat dalam organisasi.
Jika komunikasi manajemen mencankup tiga demensi : dimensi pertama adalah komunikasi vertikal, dimensi kedua komunikasi horizontal dan dimensi yang ketiga komunikasi eksternal.
· Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal berlangsung dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas dengan kata lain komunikasi vertikal berlangusng dari pimpinan ke bawahan dan sebaliknya
Pimpinan memberikan informasi, instruksi, petunjuk, penjelasan dan lain- lain kepada bawahannya sementara bawahan memberikan laporan, saran, dan sebagainya kepada pimpinan.
· Komunikasi Horisontal
Komunikasi horizontal adalah komunikasi antar petugas yang mempunyai kedudukan yang setara dalam suatu organisasi, baik dalam unit yang sama maupun berbeda. Disebabkan kedudukan yang setara, maka komunikasi antar petugas ini sering kali lebih bersifat informal daripada formal. Komunikasi seperti ini terjadi sewaktu istirahat atau pulang kerja.
· Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksernal adalah komunikasi antara manajer dengan orang- orang yang berada diluar organisasi. Komunikasi eksternal dilakukan bukan saja dengan menggunakan media massa, tetapi juga dengan media- media lainnya, bahkan tidak jarang dilakukan secara tatap muka.
Demikianlah tiga dimensi komunikasi manajemen dalam bentuk proses pengiriman dan penerimaan informasi menurut jalur-jalur manajemen. Pentingnya pemahaman komunikasi ini karena lalu lintas informasi dalam organisasi akan mendukung tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
D. DEFENISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Untuk dapat memahami arti sistem informasi manajemen baiklah kita kutip terlebih dahulu beberapa defenisi yang diketengahkan oleh para ahli. Robert G. Murdick dan Joel E. Ross dalam bukunya “Information System for Modern Management” mendefenisikan SIM sebagai :
“Proses komunikasi di mana informasi masukan (input) direkam, disimpan dan diperoleh kembali (proses) bagi keputusan (output) mengenai perencanaan, pengoperasian dan pengawasan”.
Meskipun demikian, Gordon B. Davis menyatakan bahwa dia sendiri menggunakan istilah “Management Information System”. Dia mendefenisikan sebagai :
“Sisstem manusia/mesin yang terpadukan untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi”
Drs. Soetedjo Moeljodihardjo dalam karyanya “Management Information System” mendefenisikan SIM sebagai berikut :
“SIM adalah “suatu metode untuk menghasilkan informasi yang tepat waktunya bagi manajemen tentang external environment dan internal operation dari suatu bidang usaha, dengan tujuan untuk menunjang pengambilan keputusan dan memperbaiki planning dan control”.
Dalam Ensiklopedia Manajemen yang disusun oleh Drs. Komaruddin dijelaskan sebagai berikut :
Sistem informasi manajemen adalah pendekatan yang terorganisasi dan terencana untuk memberi eksekutif bantuan informasi yang tepat yang memberikan kemudahan bagi proses manajemen.
Defenisi yang diketengahkan oleh Roberts W. Holmes menyatakan sebagai berikut :
SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyajikan informasi pilihan yang berorientasi kepada keputusan yang diperlukan oleh manajemen guna merencanakan, mengawasi, dan menilai aktifitas organisasi.
Sesuai dengan makna istilahnya, sistem informasi manajemen harus ditinjau denagn pendekatan sistem. Ini berarti bahwa manajemen itu sendiri dimana proses informasi berlangsung harus dilihatnya sebagai sistem, dalam hal ini sebagai “total system”. Dengan mengatakan manajemen sebagai total sistem, maka sistem informasi manajemen merupakan salah satu subsistem dari sekian banyak subsistem yang tercangkup oleh total system tersebut.
Meskipun pada subsistem dalam organisasi dengan manajemennya itu , terdapat fungsionalisasi dan spesialisasi, keseluruhan subsistem di situ harus bergerak menuju satu arah, yaitu tujuan yang sudah ditetapkan untuk dicapai. Karena dampak (input) subsistem ini besar sekali dalam keseluruhan sistem, maka gerak subsistem- subsistem tadi perlu diawasi, sehingga tidak menyelewengkan dari arah.
Untuk itulah perlunya informasi yang harus dikelola secara sistematis, karena jelas di situ bahwa informasi bukan saja diperlukan secara efektif dan efisien dari puncak organisasi ke bawah secara timbal balik, tetapi juga ke luar organisasi secara timbal balik.
BAB III
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
A. PENTINGNYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM MANAJEMEN
Dalam manajemen, pengambilan keputusan memegang peranan yang sangat penting, oleh karena keputusan yang diambil oleh seorang manajer merupakan hasil pemikiran akhir yang harus dilaksanakan oleh bawahannya atau mereka yang bersangkutan dengan organisasi yang mereka pimpin. Penting, oleh karena menyangkut semua aspek manajemen. Kesalahan dalam pengmabilan keputusan bisa merugikan organisasi, mulai dari kerugian citra sampai kepada kerugian uang.
Pengambilan keputusan adalah suatu proses pemikiran dalam rangka pemecahan suatu masalah untuk memperoleh suatu hasil akhir guna dilaksanakan. Ada masalah yang mudah saja dipecahkan, ada yang sukar, ada juga yang sangat sulit, tergantung pada besarnya masalah, dan luasnya sangkut-paut dengan berbagai faktor. Atas dasar itulah, maka keputusan yang dihasilkan ada yang tidak mengandung resiko apa-apa, ada yang resikonya kecil saja, dan ada pula resiko yang besar. Di situlah pentingnya informasi, sebab keputusan yang diambil adalah hasil akhir dari pemilihan sejumlah alternatif. Dan yang diambil adalah alternatif yang terbaik, dalam arti kata yang paling kecil resikonya.
Kepemimpinan seorang administrator atau manajer banyak ditentukan oleh kemampuan mengambil keputusan yang dinilai adalah sejauh mana keputusan-keputusan yang diambil dapat mempercepat pencapaian tujuan dengan efisien. Menurut Dr. Sondang P. Siagian, MPA, Ph.D., semakin tinggi
kedudukan seseorang dalam suatu organisasi, semakin banyak memerlukan “manajerial skill” dan semakin berkurang membutukan “technical skill”, oleh karena semakin berkurang keterlibatannya dalam kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional. Semakin luas keterampilan manajerial seorang manajer, semakin banyak yang harus diketahui olehnya aspek-aspek manajemen. Aspek-aspek manajemen ini meliputi berbagai faktor intern organisasi, dan berbagai faktor ektern organisasi.
Lebih-lebih faktor-faktor ekstern organisasi, dikarenakan erat hubungannya dengan “Envirommental In pact Assessment” patut mendapat perhatian khusus dari seorang manajer puncak. Ini menyangkut politik, ekonomi, hukum, sosial dan kebudayaan. Seorang manajer harus peka terhadap gejala sosial akibat dinamikanya masyarakat. Kebijakan pemerintah bukan tidak mungkin merugikan organisasi, tetapi kerugian itu tersebut tidak akan fatal apabila seorang manajer memiliki daya ramal rasional yang kuat, sehingga setiap gejala yang mucul, apa saja yang akan terjadi bisa diduga sebelumnya. Dengan demikian dapat diadakan persiapan-persiapan terlebih dahulu Jelas, setiap tindakan yang dilakukan adalah pengambilan keputusan.
B. BERBAGAI KEKUATAN YANG MEMPENGARUHI PENGAMBILAN KEPUTUSAN.
Seperti telah disinggung, pengambilan keputusan pada hakikatnya adalah pemilihan alternatif yang paling kecil resikonya, untuk dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah dilakukan. Dalam proses pengambilan tersebut terdapat tiga kekuatan yang selalu mempengaruhinya, yaitu :
1. Dinamika individu
2. Dinamika kelompok
3. Dinamika lingkungan
· Dinamika individu
Organisasi merupakan wadah individu-individu, yang masing- masing membawa sikapnya, dan wataknya sendiri. Setiap individu itu tidak statis, melainkan dinamis, sesuai dengan sifat alamiah manusia, lebih-lebih kalau manusia-manusia itu bergabung dalam suatu wadah yang bernama organisasi.
Dalam proses dinamikanya itu, individu dengan organisasi pengaruh-mempengaruhi. Individu mempengaruhi organisasi, tetapi organisasi pun mempengaruhi individu. Secara ontogenetik dan filogenetik, antara individu yang satu dengan individu yang lain akan berbeda dalam mengambil keputusan untuk kepentingan pribadinya. Setiap pengambilan keputusan oleh seseorang demi kepentingan organisasi akan dipengaruhi oleh kepentingan pribadinya. Sebagai contoh, seorang direktur perusahaan atau kepala jawatan yang dihadapkan pada pengambilan keputusan wanita mana yang ditetapkan sebagai sekretaris dari sejumlah pelamar, maka disini faktor pribadinya akan turut berbicara.
Korupsi di sebuah perusahaan yang dilakukan oleh seorang bendaharawan adalah hasil keputusan yang diambil olehnya, yang memang merugikan dirinya, dalam bentuk pengajuan di pengadilan, tetapi disamping itu juga merugikan kantor dimana ia bekerja. Jelas disini bahwa pengambilan keputusan yang dilakukan oleh seorang pegawai bisa berpengaruh besar organisasi tempat ia bekerja. Jelas pula dinamika individu tidak selalu positif. Dalam hubungan ini manajer perlu menaruh perhatian yang seksama dalam mendelegasikan wewenangnya.
Tugas utama manajer adalah mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan efisien. Tujuan organisasi sudah jelas, dan tujuan individu- individu harus sinkron dengannya. Jika tujuan individu bertentangan dengan tujuan organisasi, maka pencapaian tujuan organisasi akan mengalami penghambatan. Ole karena itu, individu-individu yang terdapat di semua lini, baik dalam manajemen puncak, manajemen tengah, manajemen pengawasan, maupun
individu-individu pelaksana harus mempunyai tujuan yang sama dengan tujuan organisasi.
· Dinamika kelompok
Menurut Floyd D. Ruch dalam bukunya “ Psychology and Life”, dinamika kelompok adalah analisa daripada relasi-relasi kelompok sosial, berdasarkan prinsip bahwa tingkah laku dalam kelompok itu adalah hasil interaksi yang dinamis antara individu-individu dalam situasi sosial.
Bedasarkan defenisi Rush tersebut, maka para karyawan sebuah perusahaan, atau organisasi ke karyawan apa pun adalah kelompok sosial, karena mereka terdiri dari sejumlah individu yang telah terlihat dalam interaksi yang intensif dan teratur, sehingga individu-individu tersebut terdapat pembagian tugas, struktur dan norma-norma tertentu. Setiap kelompok mempunyai norma-norma sendiri-sendiri. Norma adalah nilai-nilai yang dalam kehidupan manusia menentukan mana yang boleh dan mana yang tidakboleh dilakukan. Norma mempunyai fungsi ganda, pertama mengikat rasa persatuan, dan kedua memperteguh rasa persatuan.
Pengaruh norma kelompok ini perlu diperhatikan oleh manager, oleh karena bawahannya yang merupakan individu-individu yang tergabung dalam organisasi yang ia pimpin itu, adalah kelompok sekunder yang mereka masuki dengan membawa norma-norma kelompok primernya.
Dewasa ini perusahaan, organisasi dan lain-lain banyak yang diperlengkapi hubungan masyarakat dengan ditempatkan sebagai biro, bagian atau seksi. Ini penting, karena direktur perusahaan lebih-lebih sebuah departemen atau pemerintah daerah propinsi atau perusahaan taraf nasional yang meliputi puluhan ribu karyawan, tidak mungkin berinteraksi dengan seluruh karyawan. Adalah tugas kepala humas antara lain menangani internal public, selain ekternal public untuk meneliti sikap, opini dan perilaku karyawan guna disampaikan hasilnya kepada atasannya. Dengan demikian keharusan peka dan tanggap terhadap dinamika kelompok dapat dipenuhi oleh seorang pemimpin organisasi.
· Dinamika lingkungan
Yang dimaksud dengan lingkungan disini adalah situasi, kondisi dan faktor-faktor yang berkaitan dengan suatu keputusan. Suatu keputusan yang diambil merupakan jawaban terhadap suatu tantangan. Tantangan itu timbul sebagai akibat perubahan situasi dan kondisi. Apabila keputusan sudah diambil, maka ia akan mengubah situasi dan kondisi dan berbagai faktor yang bersangkutan.
Bagi seorang manajer, memperhatikan dinamika lingkungan sangat penting, oleh karena akan memperoleh wawasan dalam pengambilan suatu keputusan. Suatu keputusan yang diambilnya tidak akan berdiri sendiri, lebih- lebih keputusan penting, akan merupakan sumber penjabaran yang akan berbentuk keputusan-keputusan lain yang derajatnya lebih rendah yang akan dibuat oleh eselon-eselon yang lebih rendah.
Dengan demikian pengambilan keputusan dengan lingkungan itu saling pengaruh-mempengaruhi. Lingkungan yang dinamis memaksa seorang manajer mengambil suatu keputusan, lalu pada gilirannya, keputusan yang diambil ini mengubah lingkungan dan begitu seterusnya.
Demikianlah tiga kekuatan, yaitu dinamika individu, dinamika lingkungan yang mempengaruhi pengambilan keputusan. Dan apabila keputusan itu diambil, akan mempengaruhi pula individu, kelompok dan lingkungan.
C. JENIS-JENIS KEPUTUSAN
Setiap keputusan mengandung isi dan tujuan. Isu suatu keputusan adalah apa yang dikehendaki oleh si pengambil keputusan dan apa yang harus dilaksanakan oleh mereka yang terlibat dalam pengambilan keputusan tersebut. Oleh karena harus dilaksanakan, maka isi keputusan itu harus jelas. Jika menyangkut manusia, siapa yang harus melaksanakannya, bila menyangkut waktu, kapan mulai berlakunya keputusan tersebut dan berapa lama harus dilaksanakan kalau menyangkut biaya, dari mana biaya akan dikeluarkan dan sebagainya.
Demikian pula, tujuan keputusan harus jelas bagi si pelaksana dan bagi mereka yang berhubungan dengan keputusan tersebut. Tujuan biasanya berkaitan dengan argumentasi, seseorang yang mengambil keputusan pasti mempunyai alasan mengapa keputusan itu diambil.
Tidak semua keputusan dituangkan dalam surat keputusan. Ada juga keputusan dalam organisasi yang diambil dan diumumkan dalam bentuk lain, umpamanya instruksi atau edaran. Yang bagaimana harus dituangkan dalam surat keputusan tergantung pada derajat isi keputusan tersebut. Yang penting adalah bahwa dalam sebuah organisasi, surat keputusan mempunyai kepastian hukum dibandingkan dengan bentuk lain yang lebih rendah derajatnya. Keputusan diklasifikasikan berdasarkan struktur organisasi dan berdasarkan kondisi dan situasi.
1. Keputusan berdasarkan struktur organisasi
Dalam jenjang manajemen suatu organisasi, manajer puncak berfungsi sebagai administrator. Kedudukannya adalah pada jenjang paling atas. Ia menetapkan kebijakan umum dan bertanggung jawab atas jalannya organisasi secara keseluruhan.
Di bawah manajer puncak terdapat manajer eksekutif atau manajer pelaksana, yang bertugas mengkoordinasikan pekerjaan yang dilakukan manajer operatif sedemikian rupa, sehingga semua tugas dilakasanakan dengan efektif, sesuai dengan perencanaan dan tujuan yang telah ditetapkan. Jika administrator berada dalam manajemen puncak, maka manajer eksekutif dan manajer operatif berada dalam manajemen tengah.
Di bawah manajer operatif terdapat para pengawas atau mandor yang mengamati jalannya pekerjaan secara teknis yang dilakukan para pekerja. Para pekerja inilah dalam struktur organisasi merupakan tahap paling bawah yang tidak mempunyai anak buah.
Berdasarkan struktur organisasi tersebut, keputusan diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Keputusan administratif
Keputusan administratif adalah keputusan yang diambil oleh seorang administrator/manajer puncak sebagai pucuk pimpinan organisasi ke karyawan. Keputusan ini bersifat umum dan menyeluruh yang berfungsi sebagai landasan kebijakan yang oleh eselon bawahan harus dilakukan penorganisasian.
b. Keputusan eksekutif
Keputusan eksekutif adalah keputusan yang diambil oleh manajer eksekutif. Seperti dijelaskan diatas, kedudukan manajer eksekutif berada diantara manajer puncak dan manajer operatif. Tugas manajer eksekutif adalah meneruskan gagasan administrator dalam fungsinya sebagai koordinator yang mengkoordinasikan para manajer operatif.
c. Keputusan operatif
Keputusan operatif adalah keputusan yang diambil oleh manajer operatif dalam rangka pelaksanaan gagasan, arahan, dan paduan manajer eksekutif. Yang dimaksudkan dengan pelaksanaan ialah segala kegiatan operasional dalam memproduksi hasil kerja, baik berbentuk barang maupun jasa.
d. Keputusan teknis
Keputusan ini adalah yang paling rendah derajatnya yang diambil oleh para pengawasnya atau mandor. Sesuai dengan namanya, keputusan ini mengenai masalah-masalah teknis.
2. Keputusan berdasarkan kondisi dan situasi
Keputusan berdasarkan kondisi dan situasi terdiri dari berbagai jenis yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
a. Keputusan menurut system.
Sistem keputusan, yaitu model sistem dimana keputusan diambil sifatnya tertutup dan terbuka.
- Sistem keputusan tertutup.
- Sistem keputusan terbuka.
b. Keputusan menurut urgensi.
Menurut sistem ini, keputusan terbagi 4 jenis:
- Keputusan vital
- Keputusan penting
- Keputusan biasa
- Keputusan formalitas
c. Keputusan menurut efek
Keputusan ini diklasifikasikan sebagai berikut:
- Keputusan managerial.
- Keputusan teknis.
- Keputusan ekonomis
- Keputusan yuridis
- Keputusan politis
d. Keputusan menurut daya laku
Klasifikasinya sebagai :
- Keputusan definitive
- Keputusan sementara
- Keputusan darurat
e. Keputusan menurut frekuensi
Berdasarkan frekuensinya, keputusan diklasifikasikan sebagai berikut :
- Keputusan incidental
- Keputusan rutin
- Keputusan menurut kemampuan organisasi
- Keputusan terprogram
- Keputusan tak terprogram
Demikianlah berbagai jenis keputusan, dengan mengetahui macam-macam keputusan itu, maka kiranya dapat diperkirakan informasi yang bagaimana yang diperlukan, dari mana sumbernya, bagaimana memperolehnya. Dengan demikian, maka keputusan dapat diambil dengan tepat dan cepat.
D. LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN.
Pengambilan keputusan ada yang mudah, ada yang sulit, ada juga yang sangat sulit. Ini tergantung pada luasnya ruang lingkup permasalahan yang bersangkutan dengan pengambilan keputusan tersebut. Dalam organisasi kecil permasalahan hanya sederhana saja, pengambilan keputusanpun dapat dilakukan dengan mudah. Dan lain kalau organisasi itu besar dengan ruang lingkup yang luas dan banyak manusia yang yang tergabung, serta meliputi biaya pengolahan yang besar jumlahnya, maka suatu keputusan belum tentu mudah.
Beberapa model pengambilan keputusan menitik beratkan pada arus balik dari hasil keputusan. Sebagai contoh A. Rubenstein dan C.J. Habersrop mengemukakan tahap-tahap berikut :
1. Pengenalan masalah.
2. Analisa dan pernyataan alternatif-alternatif
3. Pilihan diantara alternatif-alternatif
4. Komunikasi dan implementasi keputusan
5. Tindak lanjut dan arus balik hasil-hasil keputusan
Berikut ini adalah langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan dalam rangka memecahkan masalah yang rumit dan sulit.
1. Identifikasi masalah.
Dalam proses pengambilan keputusan, pertama-tama masalahnya harus benar-benar jelas. Harus jelas pula perumusannya. Dalam mengkaji masalah ini, jawaban dari beberapa pertanyaan berikut ini akan memperjelas perumusan masalah:
a. Mengapa masalah itu harus dipecahkan ?
b. Apa untung ruginya ?
c. Faktor-faktor apa yang berpengaruh ?
d. Kapan harus diselesaikan ?
e. Berapa biaya diperlukan ?
f. Harapan apa yang dapat diperoleh ?
g. Bagaimana melaksanakannya ?
h. Siapa yang akan diikutsertakan ?
2. Pengumpulan data
Untuk memecahkan masalah, data sangat diperlukan, dan data ini sudah tentu harus relevan. Untuk inilah pentingnya sistem informasi dalam suatu manajemen. Data bukan saja informasi yang masuk, kemudian disimpan untuk dijadikan informasi lagi ke luar. Bukan itu saja, tetapi juga hasil karya sendiri atau hasil pemecahan suatu masalah diwaktu-waktu yang lampau, kemudian catatannya disimpan, kalau-kalau diperlukan dikemudian hari, untuk bahan perbandingan dan untuk dijadikan landasan pemecahan masalah yang mungkin sama, atau untuk kegiatan lain.
3. Analisis data
Pada tahap ini, data yang sudah terkumpul kemudian diolah dengan sistematis, sesuai dengan pertanyaan yang dirumuskan pada tahap identifikasi masalah tadi. Data yang sudah dikumpulkan itu kini menjadi informasi, karena kini dipergunakan, dalam hal ini untuk
4. Penentuan alternatif
Data yang sudah dianalisa itu menimbulkan beberapa alternatif yang harus diambil salah satu yang menurut pertimbangan paling baik. Dalam penentuan alternatif ini tidak mungkin minta tolong pada komputer, sebab komputer kemampuangnya terbatas, hanya mampu mempercepat proses saja, tidak bisa menyamai pikiran manusia, apalagi melebihinya.
Penentuan alternatif harus berdasarkan pertimbangan yang matang, berlandaskan pemikiran yang masak. Sepeti juga yang telah disinggung dimuka, alternatif yang baik adalah yang paling kecil resikonya, murah, aman, sesuai dan tidak menimbulkan efek negatif. Bahwa kemudian ternyata memang ada resikonya, maka resiko tersebut sudah diperhitungkan.
5. Pelaksanaan alternatif
Jika altenatif telah diputuskan, maka langkah selanjutnya adalah pelaksanaan alternatif tersebut yang menghendaki direalisasikannya dalam bentuk kegiatan-kegiatan. Pelaksanaan tersebut harus sinkron dengan strategi yang sudah digariskan.
6. Penilaian
Penilaian atau evaluasi adalah tahap akhir proses pengambilan keputusan. Penilaian dilakukan untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan cocok dengan perencanaan. Kalau tidak, harus segera diadakan tindakan-tindakan untuk memperbaikinya.
E. SARANA PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Seorang pemimpin organisasi kekaryaan, untuk pemecahan masalah tertentu, dapat mengambil keputusan sendiri tanpa membawa orang lain, tetapi dapat juga mengikutsertakan sejumlah orang bila dirasakan bahwa masalah yang harus dipecahkan terlalu sulit. Apabila seorang pemimpin mengikutsertakan orang.
lain, tidaklah berarti bahwa ia tidak mampu melaksanakan kepemimpinan, malah justru dengan mengajak stafnya atau bawahannya memikirkan bersama suatu masalah, nilai kepemimpinannya tinggi. Dalam teori kepemimpinan ia telah melaksanakan gaya kepemimpinan demokratis. Jenis kepemimpinan ini oleh siapa pun juga dianggap lebih baik daripada gaya kepemimpinan otokratis atau kepemimpinan bebas.
Dengan gaya kepemimpinan demokratis tersebut, keputusan yang diambil merupakan keputusan bersama, kerena mereka yang akan melaksanakan keputusan nanti, turus memutuskan, ikut menyumbangkan pikiran. Dengan demikian mereka bertanggung jawab secara bersama-sama.
Sehubungan dengan itu, maka dalam rangka membawa serta orang lain dalam pengambilan keputusan, seorang manajer dapat mengadakan rapat dan surah saran.
1. Rapat (meeting)
Dalam organisasi kekaryaan rapat bisa bertarap rapat pimpinan/direksi atau rapat pegawai. Rapat mana yang akan diselenggarakan tergantung pada besar kecilnya masalah yang akan dipecahkan. Sudah tentu masalah yang dibawa ke rapat pimpinan adalah masalah yang sifatnya manajerial yang menyangkut kebijakan pimpinan.
Ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari rapat itu, yakni:
a. Masalah yang akan dipecahkan akan menjadi jelas, karena dikupas dalam forum terbuka.
b. Pertukaran pengetahuan dan pengalaman di antara para peserta rapat akan dapat menghasilkan cara pemecahan masalah yang lebih mantap
c. Akan timbul banyak alternatif, sehingga dapat dipilih salah satu yang paling kecil resikonya
d. Akan dapat ditanamkan rasa keterikatan di antara para pegawai, sehingga akan menumbuhkan rasa tanggung jawab yang lebih besar
e. Akan dapat dikembangkan jiwa demokrasi, karena para peserta rapat terlatih untuk menerima pendapat orang lain.
Meskipun rapat banyak manfaatnya, namun seringkali tidak memuaskan, disebabkan :
- Penyelenggaraan rapat tidak dipersiapkan, sehingga kelangsungannya tidak lancar dan hasilnya tidak sebagaimana yang diharapkan
- Rapat diadakan terlalu mendadak, sehingga orang-orang yang diharapkan hadir, terlalu banyak yang tidak dating.
- Suasana rapat diliputi emosi dan menonjolkan pribadi sehingga tujuan pribadi diboncengkan pada tujuan organisasi
2. Curah saran (brainstorming)
Curah saran atau brainstorming adalah suatu cara untuk mendapatkan banyk gagasan dari sekelompok manusia dalam waktu sangat singkat. Curah saran merupakan tata cara untuk menggalakkan kreatifitas dalam suatu kelompok dengan menghilangkan atau mengurangi faktor-faktor yang merintangi pengekspresian gagasan-gagasan yang baru dan kreatif.
Lebih tegas lagi apa yang dikatakan oleh Austin J. Freeley bahwa tujuan curah saran adalah untuk menciptakan suatu situasi yang menggalakan jalan pintas dalam proses logis dan untuk memproduksikan sejumlah besar gagasan dalam waktu singkat.
Dari definisi-defenisi tersebut jelas bahwa curah saran memang merupakan suatu pertemuan, tetapi bukan rapat pimpinan atau rapat pegawai seperti biasa kita jumpai dalam organisasi, melainkan lebih tepat dikatakan diskusi kelompok, sebab disitu para peserta bukan saja diberi kebebasan, melainkan digalakkan untuk mengemukakan gagasannya.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan curah saran ini:
a. Para peserta duduk mengelilingi meja dengan jumlah tidak lebih dari 15 orang. Jika lebih banyak orang yang dapat diikut sertakan, sebaiknya dibagi menjadi kelompok kecil.
b. Suasana diciptakan sedemikian rupa sehingga tidak formal para peserta dalam keadaan tidak kaku serta mempunyai kebebasan untuk mengemukakan pendapat.
c. Karna tujuan curan saran adalah untuk menampung gagasan sebanyak- banyaknya dalam waktu sesingkat-singkatnya untuk memecahkan suatu masalah, maka waktu yang ditetapkan tidak lebih dari satu jam.
d. Pemrakarsa curah saran mengumumkan kepada para peserta masalah yang akan dipecahkan.
e. Curah saran akan berhasil apabila para peserta hampir sama derajatnya dengan fungsinya.
f. Diskusi dalam curah saran sengaja tidak menggunakan pola tertentu, karena sifatnya tidak resmi.
g. Para peserta digalakan untuk berpartisipasi.
h. Selama diskusi penilaian atau kritik apapun tidak dibenarkan.
i. Semau gagasan, termasuk yang sekilas tampak tidak bernilai, dituangkan dalam bentuk tulisan.
j. Begitu curah saran selesai dan semua gagasan dihimpun dalam bentuk yang mudah diperiksa, maka kegiatan meningkat pada tahap penilaian secara menyeluruh.
Demikian, beberapa cara pengambilan keputusan yang dapat dipergunakan oleh seorang manajer manakala harus mengambil keputusan yang penting.
Hasil keputusan penting akan merupakan informasi penting bagi manajemen, baik untuk tahap perencanaan, penggiatan ataupun pengawasan. Penyampaian atau penyebaran informasi kepada khalayak, baik khalayak intern maupun khalayak ekstern, yang dilaksanakan dengan sistem yang mapan dan mantap, akan merupakan bantuan yang besar bagi lancarnya manajemen.
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan.
SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi
10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia
11. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan
Sistem informasi manajemen memiliki karaktetistik sebagai berikut:
a. SIM tidak mencatat data ke dalam basis data, karena hal ini sudah dilakukan oleh SPT. SIM hanya mengambil atau membaca data dari basis data.
b. SIM banyak mengolah informasi menjadi informasi baru dengan pengolahan informasi. Dalarn beberapa hal, pengolahan informasi bisa saja menjadi satu proses dengan pengolahan data yang ada pada SPT.
c. Informasi dihasilkan melalui berbagai media, baik softeopy (melalui tampilan lay'ar, suara, atau tanda tanda tertentu. n lisalnya alarm) maupun hardcopy (dalam bentuk cetakan). Informasi tercetak diperlukan untuk informasi yang bersifat jangka panjang dan memerlukan analisis, misaInya laporan keuangan atau laporan
penjualan. Sedang laporan soficopy diperlukan untuk informasi yang relative sederhana dan ddak mernerlukan anahsis dalarn waktu lama, misaInya informasi saldo rekening bank dan status kiriman paket.
penjualan. Sedang laporan soficopy diperlukan untuk informasi yang relative sederhana dan ddak mernerlukan anahsis dalarn waktu lama, misaInya informasi saldo rekening bank dan status kiriman paket.
d. Informasi yang dihasilkan diperlukan untuk membuat keputusan terstruktur dankeputusan semi terstruktur. Keputusan semi terstruktur adalah keputus¬an yangharus diambil karena timbul masalah yang jelas tetapi jalan keluarnya ada yang bersifat jelas dan ada yang tidak jelas. Masalah yang jelas contohnya adalah habisnya barang dagangan di gudang. jalan keluarnya yang jelas ada¬lah harus membeh lagi. jalan kehiar yang tidak jelas ada beberapa, rnisaInya harus membeli
kepada pemasok yang mana, berapa banyak kuantitas yang harus dibeli, tunai atau. kredit, kapan dibayar, dan seterusnya
kepada pemasok yang mana, berapa banyak kuantitas yang harus dibeli, tunai atau. kredit, kapan dibayar, dan seterusnya
e. SIM banyak digunakan olch para manajer madya, dengan tujuan untuk
mengendalikan kegiatan perusahaan agar dapat mencapai tujuan clan sasaran yang telah ditetapkan oleh manajer puncak.
mengendalikan kegiatan perusahaan agar dapat mencapai tujuan clan sasaran yang telah ditetapkan oleh manajer puncak.
f. Data yang diolah melibatkan data masa Ialu dan data yang baru. Data masa yang akan datang Gebih sering disebut sebagai data untuk analisis) akan banyak diolah olch sistem pendukung keputusan dan sistem pakar.
g. SIM memerlukan waktu relatif lama untuk membangunnya, karena sistem ini tidak tergolong ke dalarn sistem yang sangat dibutuhkan olch manajemen
Manajemen perusahian biasanya mendahulukan SPT, karena digunakat~ untuk mencatat data kegiatan perusahaan. Apabila dimungkinkan, mmaannaajje, men menginginkan membangun SPT clan SIM secara bersarnaan.
B. Saran
Kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapan demi kesempurnaan makalah ini.
DAFTAR PUSTAKA
www.google.com ,Jum’at, 03 Desember 2010
0 Response to "Makalah SIM"
Posting Komentar